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La clave para el manejo exitoso de una rama estudiantil está en una buena administración. El entusiasmo y la energía por sí solas no son suficientes. Lo que se requiere es un esfuerzo de equipo, donde todos contribuyan por igual. Hay varios puestos clave en la administración de una Rama. Compuesta por la Junta Directiva, el Consejero y un Mentor. 

Si bien cada uno tiene deberes diferentes, es importante que trabajen juntos como un equipo. Todos los directivos deben promover los beneficios de la membresía IEEE para los estudiantes.

La responsabilidad de la administración de las actividades de las Ramas está en su Comité Ejecutivo. El Comité Ejecutivo está integrado por la Junta Directiva, Coordinadores de Comisiones, el Consejero y el Mentor. Es normal en las Ramas que son más activas o grandes, el nombrar Directores especiales para cubrir distintas áreas de trabajo.  Algunos de ellos son: Director de Membresía y Reclutamiento, de Publicidad, de Asuntos Académicos, entre otros. La clave para un eficiente y dinámico Comité Ejecutivo se encuentra en mantener reuniones regulares y una buena comunicación. 

Cada miembro del Comité Ejecutivo debe ser consciente de los objetivos generales para el año, así como de las tareas específicas para los próximos eventos. La duplicación o la omisión de los deberes se derivan de la falta de comunicación, desmoralizando y dando lugar a dolores de cabeza y frustraciones.

Junta DirectivaEditar

Al formar una junta directiva para la Rama, se deben considerar el tamaño actual de la Rama, el tamaño potencial de la Rama y las ambiciones realistas que tengan sus miembros. 

La junta directiva estará conformada por un Presidente, un Vice-Presidente, un Secretario y un Tesorero.  

Si bien el Presidente de la Rama Estudiantil es quien dirige la Rama, no lo convierte en el jefe, ni a los demás en sus subordinados. Es vital, no perder el enfoque que trabajo realizado dentro del IEEE es un Voluntariado.

Cada presidente de Capítulo Estudiantil  y Past-Presidente de la Rama actuará como miembro ex-oficio de la Junta Directiva, velando por el cambio anual de Presidente en la Rama.


PresidenteEditar

El desempeño  del Presidente es clave para un eficaz liderazgo estudiantil. Este es responsable de la gestión global de todos los asuntos de la Rama. Para ser eficaz, debe aprender y usar el arte de la delegación de responsabilidades a sus directivos y algunos miembros según se requiera de acuerdo al tamaño y espectro de la actividad planificada.  

Funciones específicas:

  1. Presidir todas las reuniones de la Rama.
  2. Celebrar reuniones periódicas del Comité Ejecutivo y dirigirlas.
  3. Nombrar los coordinadores de los comités según se requiera en la Rama.
  4. Presentar junto con toda la directiva el reporte anual antes del 1 de mayo.
  5. Garantizar una transición fluida de la información y materiales a los funcionarios recién elegidos y organizar la transferencia ordenada de los registros de la Rama.
  6. Difundir los premios, concursos y oportunidades entre los miembros interesados.
  7. Trabajar en coordinación con los directivos de los Comités de Actividades Estudiantiles de Sección y de la Región.
  8. Mantener una comunicación frecuentemente con otros directivos.


Vice-Presidente Editar

El Vice-Presidente supervisa frecuentemente el avance de los comités y comparte siempre la carga de trabajo del Presidente. Puesto que es un miembro importante para el presente y en la mayoría de los casos el futuro presidente de la Rama Estudiantil, su misión principal es incrementar la membresía en la rama estudiantil e incentivar la creación de capítulos y grupos de afinidad.

Funciones sugeridas:

  1. Presidir el comité de planificación o membresía.
  2. Organizar viajes de campo o eventos especiales, más allá de los esfuerzos regulares.
  3. Coordinar el buen desarrollo de las reuniones de Rama.
  4. Ayudar al Presidente en el seguimiento de las responsabilidades de los comités asignados.
  5. Coordinar las actividades de los Capítulos Técnicos.
  6. Realizar todas las funciones del presidente en su ausencia o previa solicitud.
  7. Incentivar a la creación de Capítulos Estudiantiles y Grupos de Afinidad.


SecretarioEditar

El Secretario mantiene en custodia todos los registros y documentos de la rama.

Funciones específicas:

  1. Presentar a IEEE Student Services el informe de Nueva Directiva.
  2. Preparar junto al presidente el reporte anual antes del 1 de mayo.
  3. Mantener un registro detallado de cada reunión de Rama.
  4. Mantener un archivo detallado de las actividades y documentación de la Rama.
  5. Mantener la lista Directivos, comités asignados y miembros de la Rama actualizada.
  6. Ser responsable de toda la correspondencia de la Rama.
  7. Publicar un calendario de eventos.
  8. Asistir al presidente para garantizar que las actividades que se llevan a cabo siguen las disposiciones establecidas en la Constitución y los Estatutos de la Rama.
  9. Organizar una transferencia ordenada de toda la documentación de la Rama al Secretario entrante.


TesoreroEditar

El Tesorero es responsable de mantener las cuentas financieras de la Rama. Ya que la aprobación de un proyecto puede depender de los medios financieros disponibles; es imperativo que todos los registros financieros se mantengan al día y lo más exactos posible.

Funciones específicas:

  1. Mantener apropiadamente las cuentas de la Rama.
  2. Preparar un presupuesto anual.
  3. Preparar la declaración financiera final y presentar el reporte anual.
  4. Controlar la recaudación oportuna de todos los fondos, en colaboración con el presidente y el Consejero.
  5. Velar por la pureza de todas las transacciones en las que se envuelvan fondos de la Rama exigiendo documentación escrita y autorizaciones para permitir todas ellas.
  6. Organizar una transferencia ordenada de todos los registros financieros de la Rama al Tesorero entrante. 

ConsejeroEditar

El Consejero es nombrado por acuerdo de la Rama Estudiantil y respaldado por el Director de Departamento Académico al que ésta está afiliada.

El Consejero asesora a la Rama Estudiantil y a sus Directivos, en todo aspecto relacionado a sus actividades acerca del IEEE, se encarga de promover la buena imagen del IEEE en la institución, en particular en cuestiones relativas a las actividades estudiantiles, además vela por el cumplimiento de los estatutos del IEEE y certifica todos los informes de la Rama a IEEE Student Services, al RSAC, y al Presidente de la Sección. 

Mientras los directivos suelen cambiar cada año, el consejero le da un sentido muy importante de continuidad a los asuntos de la Rama. Como tal, el Consejero juega un papel clave cuya participación es vital para el éxito de una Rama.

El Consejero opera como contacto principal entre la Rama y las autoridades de la Institución en que ésta ópera y con la Sección.  El Consejero promueve la formación de Capítulos Técnicos dentro de la Rama y ayuda a ésta en la selección del Asesor de Capítulo correspondiente.

Funciones específicas:

  1. Asegurar que la información del IEEE se transmite a los directivos de la rama.
  2. Asistir a reuniones del Comité Ejecutivo y ayudar a los comités de la Rama.
  3. Participar en las reuniones del Comité Regional de Actividades Estudiantiles.
  4. Consultar con el Presidente del Comité de Actividades Estudiantiles de Sección (SSAC), el Presidente del Comité Regional de Actividades Estudiantiles (RSAC) o el Director Regional sobre actividades o problemas de la Rama.
  5. Promover las buenas relaciones con la sección local y animar a los estudiantes a establecer contactos regulares con el Presidente del SAC de sección.
  6. Establecer contactos industriales para los Programas y actividades de la Rama en cooperación con el Mentor.
  7. Promover la sensibilización de los estudiantes acerca de los premios, concursos y beneficios de la membresía.
  8. Interesar a los profesores de otras facultades en las actividades de la Rama.
  9. Hacer uso del Programa MentorCentre e incentivar a los estudiantes a postularse en premios y concursos IEEE.

MentorEditar

El Mentor debe ser nombrado para maximizar la interacción entre la rama Estudiantil IEEE y la sección local. La comunicación frecuente entre los estudiantes y miembros de la Sección es muy importante, esta ayuda a los estudiantes a convertirse en parte activa del IEEE mientras aún son estudiantes y, en consecuencia, se mantendrán siendo miembros después de graduarse.

Un mentor es un miembro de la sección, puede no estar asociado a la Universidad, que es nombrado por la sección local en coordinación con el presidente de la Rama y el Consejero, para servir a una determinada Rama Estudiantil IEEE. 

El mentor proporciona orientación, sirve de enlace entre los estudiantes y miembros de la Sección, y alienta a los recién graduados de la Rama Estudiantil a mantenerse activos dentro del IEEE.

El Mentor debe:

  • Reunirse con la Rama Estudiantil regularmente.
  • Participar en el  Comité de Actividades Estudiantiles de la Sección.
  • Ayudar a Ramas Estudiantiles en el desarrollo de programas.
  • Proporcionar un puente entre la Rama Estudiantil y la Sección local.
  • Trabajar junto con los Directivos de la Rama Estudiantil, el consejero y la Comité de Actividades Estudiantiles de la Sección 

Beneficios del Programa:

  • Aumentar la interacción entre las Ramas Estudiantiles y la Sección local.
  • Complementar los esfuerzos de las actuales actividades de los estudiantes y la Sección.
  • Mejorar la retención de los miembros del recién graduados.
  • Proporcionar a los miembros estudiantiles una visión amplia del IEEE, y sus múltiples actividades y beneficios.
  • Mejorar la cooperación entre estudiantes- profesores-industria.
  • Aumentar la participación de los miembros jóvenes en actividades de la Sección.

Comités OperativosEditar

Es muy raro que un solo evento atraiga a todos los miembros de la rama. En su lugar, se debe planificar un programa variado, basado en un entendimiento de sus intereses. 

Contar con diversos comités operativos puede ayudar a alcanzar este objetivo de equilibrar y ampliar el espectro de las actividades planificadas. Al tener varios comités, se puede INVOLUCRAR más a los miembros en la planificación y ejecución de muchas actividades. 

Una rama con muchos miembros activos es una rama que tendrá un exitoso programa de actividades, por el contrario, una rama con solo unos pocos miembros involucrados se enfrentará pronto con miembros cansados y poco entusiastas.

Antes de decidir formar un nuevo comité, se debe determinar con precisión cuáles serán sus funciones y qué medidas deben adoptarse para alcanzar los objetivos fijados. Dado que un comité es tan productivo como se dirija, es esencial que el coordinador del comité también tenga las capacidades de organización y liderazgo necesarias, o en caso contrario, darle el tiempo suficiente para desarrollar esas capacidades. 

Actualmente, hay muchos ingenieros exitosos en la industria que pueden dar testimonio que fue justo en sus Ramas Estudiantiles IEEE donde se les dio la primera oportunidad de desarrollar sus habilidades de liderazgo. No se preocupe si sus voluntarios no están seguros de qué hacer en un principio. Guíelos, deles un poco de tiempo, y ellos desarrollarán las habilidades que necesitan.

Debe tener en cuenta que no todos los comités tienen que existir permanentemente. Algunos años, usted puede tener una gran cantidad de voluntarios y más actividades de lo normal. Otros años, puede encontrar estudiantes indispuestos a ofrecer voluntariamente su tiempo. Si tiene varias comisiones y un amplio programa, es excelente. En esta instancia, debe tratar de enfocar sus esfuerzos en mantener este nuevo nivel de participación. Sin embargo, si usted encuentra una falta de voluntarios y tiene un programa ligero, no se desanime. Haga lo mejor para ejecutar un programa a escala reducida. Si bien pueda parecer que su esfuerzo es en vano, no se olvide que, al mismo tiempo, está desarrollando su propia organización y sus habilidades de liderazgo.

Una vez más, dependiendo del tamaño de su directiva, el número de comisiones varía. En una pequeña rama, muchas de las funciones pueden ser asumidas por el Comité Ejecutivo, o puede ocurrir que cada miembro sea un miembro activo. 

Algunos comités recomendados son:

  • Comité de Planificación, responsable de la planificación, programación y funcionamiento del plan de actividades de la Rama para el año. Un plan de actividades significativas (tanto técnicas como sociales), puede ayudar a aumentar la membresía y la participación.
  • Comité de Publicidad, responsable de la publicidad de todas las actividades de la Rama. Esto puede también implicar las relaciones públicas con las facultades de ingeniería y el público en general.
  • Comité de Membresía, responsable de planificar, organizar y llevar a cabo el reclutamiento de miembros IEEE. Cada miembro de este comité debe tener un conocimiento profundo de los beneficios de la membresía, el plan de actividades de la rama, y ser capaz de responder a preguntas como ¿Por qué debería unirse a la IEEE? 
  • Comité de Finanzas, responsable de ayudar al Tesorero en la planificación de actividades para la recaudación de fondos.
  • Comisión de Nombramientos, responsable de establecer las directrices de la elección y las fechas para la elección anual de la Junta Directiva. Esta comisión debe garantizar que todos los candidatos son miembros estudiantiles IEEE en el momento de su nominación.

NOTA: Para actividades que no son periódicas, tales como eventos mayores, se suele nombrar comités especiales.

Recuerde que la planificación y la organización de actividades es una excelente experiencia en la gestión de proyectos. Y no olvide que el mercado profesional pone énfasis en estas competencias.

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