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En este apartado se agregan algunos ejemplos de formatos que pueden ser de ayuda, resaltando que son meramente ejemplos y no normas para seguir al pie de la letra, la forma en que se realice la planeación, el seguimiento, control y documentación de un evento quedan al criterio de los comités participantes en la organización del evento. Pero aconsejamos a dichos grupos de trabajo, que sea la forma que sea que deseen generar sus reportes, no deben olvidar que deben ser claros, breves y concisos ya que servirán para dar seguimiento por parte de grupos externos a la organización. Los formatos de seguimiento y control sirven para poder analizar y resolver cualquier contingencia que se presente en todo momento, ya que gracias a ellos es sencillo identificar los errores en el proceso y muchas veces dan la solución a los problemas.

Formatos contables Editar

Realizados por el comité de finanzas, deberán contar con un desglose de actividades y costos por cada etapa del evento.

Reporte de Actividades y Costo
ActividadDescripciónCosto brutoImpuestosCosto netoDescuentos
Total
Total menos Descuentos
Formato 1. Ejemplo de un formato de control de costos por actividad realizada durante el evento.

También se pueden incluir reportes contables de patrocinios,

Reporte de Patrocinios
ResponsableEmpresaContactoTipo de patrocinioConceptoMonto
Total Acumulado
Formato 2. Ejemplo de un formato de control de patrocinios otorgados en especie o efectivo para la realización del evento.

Formatos de control de actividades “Hushing Plan” Es un reporte sencillo, que permite al usuario llevar un control de tiempo para la realización de las actividades que les corresponda.

Reporte de Seguimiento y Control de Actividades
ResponsableActividadDescripciónTiempo requerido% realizado
Firma del Responsable
Formato 3. Ejemplo de un formato de control de porcentaje de realización y cumplimiento de actividades. La columna de porcentaje debe estar al 100% en cada actividad lo antes posible, revisando que todo esté correcto.

Este tipo de formato es solo una muestra, cualquiera es bueno mientras se de seguimiento y control a las actividades.

Formato informativo de invitados Editar

El comité de invitados especiales deberá contar con una breve reseña del invitado que atenderá, un formato propuesto es el siguiente:

Informe breve de Ponente
Nombre
Estudios
Investigaciones
Publicaciones
Datos relevantes Nacionalidad Hobbies ReligiónOtros
Formato 4. Ejemplo de un formato de informativo para el comité de invitados especiales y ponentes, sirve de igual manera para presentar al conferencista al público.

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