Planificación Estratégica

El éxito alcanzado por una Rama es una combinación de compromiso de los voluntarios y una sólida estructura de Planificación Estratégica (PE). La Planificación Estratégica, es el puente entre la situación actual de la Rama y el futuro deseado. El cual pretende, mediante un análisis de la situación actual, establecer aquellos objetivos y acciones concretas que contribuirán a alcanzar los resultados esperados. En conclusión, es un proceso que pretende mantener unido al equipo de trabajo para traducir la misión y  objetivos en resultados tangibles.

La elaboración de una planificación trae una visión estratégica de futuro y produce que los voluntarios se sientan responsables por la Rama; ya que con esta visión estratégica tienen una meta clara por cumplir.
Esta consiste de dos etapas: la Planeación  y  el  Seguimiento. En el planeamiento definiremos claramente los valores estratégicos, la misión, la visión, los objetivos y las estrategias para alcanzar dichos objetivos y hacer posible el cumplimiento de nuestras metas.

La Etapa de Planeación se recomiendan realizarse durante 2 a 4 días, en un período de inmersión con todos los voluntarios en un ambiente apartado del lugar de trabajo (puede ser cerca de la playa o en club campestre). Esto con la intención de evitar que las actividades del día a día interfieran.

En la segunda etapa: el Seguimiento, se monitorea el desarrollo del plan estratégico y los resultados, a través de indicadores que nos permitirán medir el progreso alcanzado y saber si nos acercamos o no a nuestro objetivo. Estos indicadores deben ser conocidos desde el inicio mismo del proceso planificador. Tener indicadores, para el control del proceso, para revisar si el proceso se gestiona eficaz y eficientemente, es básico para la mejora futura. Está absolutamente comprobado que sólo con medir una variable, esa variable se controla de forma inconsciente.
Para el buen control de los indicadores se utiliza una planilla donde los objetivos están organizados por coordinación, mostrando las actividades y los plazos.

Además de adquirir experiencia y conocimientos que serán muy provechosos en la vida profesional, estarán sentando las bases del futuro éxito de la Rama.

Declaración de Valores Estratégicos, Visión y Misión

“Había un leñador que se agotaba malgastando su tiempo y sus energías en cortar madera con un hacha desafilada, porque no tenía tiempo, según él, para detenerse a afilar la hoja.”

Anthony de Mello

En la vida cotidiana nos encontramos con organizaciones que ignoran porqué realizan ciertas actividades. No saben hacia dónde va el trabajo que realizan, ni de dónde proviene la necesidad de hacerlo. Incluso, ignoran el tiempo y el propósito, además de desconocer los procesos y recursos que se disponen.
Cuando se desconoce cuál es el rumbo y los objetivos que se pretenden lograr, es difícil plantear las actividades correctas. Es por ello, que para alcanzar un propósito claro y obtener resultados, se definen los valores estratégicos, la visión y la misión.

Valores Estratégicos

Los Valores Estratégicos representan las convicciones respecto a qué los conducirá al éxito, considerando tanto el presente como el futuro. Estos valores, son fácil de descubrir, pues traslucen los rasgos fundamentales de la Rama.

Todo lo que pueda aportar una ventaja competitiva consistente podría traducirse en un valor estratégico. Tener un acuerdo claro y abierto sobre estos valores ayudará a establecer las prioridades significativas de la Rama; permitirá fijar expectativas y cómo comunicarlas a los demás.

Existe un número casi infinito de factores que podrían considerarse valores estratégicos. Unos son más estables y universales mientras otros tienen un carácter más bien situacional. Para su buen uso la Rama debe concentrarse en ocho a diez valores centrales y que estos sean los que ostenten el mayor impacto sobre su futuro.

Cada valor recogido en la lista resultante del análisis necesita concretarse en una frase breve (declaración de valor) que establezca la posición de la organización respecto a este. Asimismo debe ser estimulante la manera de expresarlo.

¿Cómo llegamos a definir el listado de Valores Estratégicos?

Siga el principio de trabajo en equipo y la búsqueda del consenso; una buena manera es utilizar los hallazgos hechos durante el Diagnóstico Estratégico, así como emplear la relación anterior de valores a modo de lista de verificación.

Cada integrante del grupo trae sus respuestas por anticipado, por medio de una escala valorativa preferiblemente. Las respuestas se exponen una a la vez, se discuten sin juzgar su pertinencia o no, sólo se permite la búsqueda de aclaraciones.

El debate posibilitará ir aproximándose sucesivamente al listado definitivo, bajo el criterio de seleccionar aquellos valores que mejor respalden a la Rama en el futuro. Siempre será posible y necesario enriquecer la propuesta previa al análisis con tantos valores como se entienda.

Misión

La declaración de la misión de la Rama es el paso más importante en tomar en todo el proceso del planeamiento. Una Rama sin misión no tiene identidad ni rumbo. En la declaración de misión se asimila todo el pensamiento estratégico, toda la capacidad de análisis y diagnóstico, y la intuición clara de cuál puede ser el futuro.

Esta declaración es una afirmación que describe la naturaleza de la Rama, el por qué estamos en ella, a quién servimos y los principios y valores bajo los cuales pretendemos trabajar.

¿Por qué necesitamos una declaración de misión?

Porque ayudará a mantener la claridad y consistencia del propósito, pues proporciona un marco de referencia para todas las decisiones importantes que se tendrán que tomar. Posibilitará obtener el compromiso de todos a través de una comunicación clara en la Rama. También sirve como documento de relaciones públicas si ha sido preparada adecuadamente ganándonos la comprensión y el apoyo de personas y entidades externas que sean importantes para el éxito de la organización.

Una misión bien diseñada no se debe confundir con las metas, la misión habla del beneficio que ofrecemos a los miembros, se enfoca desde su perspectiva. Son los mismos miembros quienes deciden lo que es la Rama. Por esta misma razón la misión ha de ser explícita respecto a lo que ofrecerá.

Por lo general se utiliza una serie de preguntas genéricas que ayudan a identificar los aspectos a incluir en la declaración de la misión. Todas estas preguntas podrían resumirse sin dificultad en tres cuestiones básicas que luego se enriquecen: ¿Qué hacemos? ¿Para quién lo hacemos? ¿Cómo lo hacemos?

Con más detalle:

1. a. ¿A qué nos dedicamos?
2. b. ¿A qué nos podríamos dedicar?
3. ¿Por qué existimos, cuál es nuestro propósito básico?
4. ¿Qué es lo distintivo u original de la Rama?
5. ¿Quiénes son o deberían ser público objetivo?
6. ¿Cuáles son, o deberían ser, nuestros productos y servicios principales, presentes y futuros?
7. ¿Cuánto han cambiado las actividades de la Rama en los últimos tres a cinco años?
8. ¿Qué consideraciones especiales debemos tener respecto a grupos e instituciones externas con un interés definido por el futuro de la Rama?

La primera cuestión, “¿A qué nos dedicamos?”, es la más importante de todas. Parece una pregunta sencilla pero, es casi siempre una cuestión tortuosa que sólo se puede contestar luego de pensar y estudiar mucho el tema. Una dificultad para responder a esta cuestión es debido a que nuestra actividad cotidiana nos hace insensibles y acríticos respecto al día a día, no vamos por ahí preguntándonos lo “obvio”.

Se repetirá hasta el cansancio que no ofrecemos productos sino beneficios, soluciones, incluso un estilo de vida. Que establecemos con los miembros (actuales y potenciales) un vínculo emocional, le brindamos significado.

¿Cómo preparamos nuestra declaración de misión?

Para empezar es importante la presencia de un facilitador con experiencia - pueden solicitar ayuda de su consejero o mentor - , alguien sin un interés personal en un resultado, capaz de permanecer neutral mientras se recogen puntos de vista distintos asegurando que ningún individuo domine la discusión, y que el grupo alcance un consenso, al menos de lo que valoran aceptable, respecto a los factores clave que deberán ser incluidos en la declaración de misión. Para esta reunión el equipo debe haber llegado a un acuerdo sobre sus valores estratégicos.

Es decisivo que cada integrante del equipo de trabajo (seis a diez personas sería el óptimo) traiga por escrito sus respuestas a las preguntas anteriores. Para esto se puede confeccionar una hoja de trabajo estándar. Tengamos presente que estas preguntas están diseñadas para hacer que cada uno observe el panorama de toda la organización más que concentrarse en sus propias áreas de responsabilidad.

Las respuestas serán rescritas de modo tal que sean visibles para todos y, de nuevo, las únicas preguntas y comentarios permitidos corresponderán a la aclaración de significados de las respuestas dadas, y no para juzgar la validez de las afirmaciones.

Tras un primer debate los participantes pueden reelaborar sus respuestas a las preguntas 1a – 1b. La discusión que siga debe llevar al realce de ciertas palabras o frases que necesitan aparecer en algún punto de la declaración de la misión. Este mismo proceso continuará con cada una de las siguientes preguntas.

Visión

La declaración de Visión es el tercer gran hito del pensamiento estratégico, es una representación de lo que creemos que el futuro debe ser o debe alcanzarse en la Rama a los ojos de todos. Una declaración de visión se plantea para inspirar y motivar a quienes tienen un interés marcado en el futuro de la Rama.

¿Cómo ha de ser una declaración de visión bien formulada?

•      Fácil de captar y recordar

•      Inspiradora, planteando retos para su logro

•      Creíble y consistente con los valores estratégicos y la misión

•      Clara respecto a lo que debe llegar a ser la organización

El punto de partida para definir la declaración de la visión es la evaluación de los valores estratégicos. Se debe comenzar por revisar las prioridades que se establecieron para estos valores y determinar cuáles necesitan ser tratados en la visión.

También existen algunas preguntas diseñadas para hacer que pensemos mejor acerca de cómo debería ser el futuro de la organización.

1. ¿Qué es lo que veo como factor clave para el futuro de la Rama?
2. ¿Qué contribución única se debe hacer en el futuro?
3. ¿Qué me emocionaría acerca del futuro de la Rama?
4. ¿Qué valores necesitan ser acentuados?
5. ¿Cuál es la mayor oportunidad de crecimiento de la Rama?

Para que el esfuerzo sea efectivo, el equipo de trabajo necesita liberar sus sentimientos. Se requiere al igual que en la misión la presencia de un facilitador con experiencia, que los integrantes respondan independientemente a estas interrogantes, abordarlas una a la vez haciendo posible que todos vean las alternativas que se generan, buscar el consenso sobre palabras y frases clave que reflejan perspectivas de futuro, reexaminar las respuestas a la luz de la reflexión hechas para obtener un acuerdo sobre las pocas palabras o frases que deben conformar la declaración de visión, y finalmente redactar la declaración.